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Cuando pensamos en un sistema de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (MEL) muchas veces lo primero que pensamos es en un dificultoso proceso que implica una gran inversión de tiempo y principalmente dinero. También es una idea usual que un sistema de estas características sólo es para organizaciones con un gran alcance. Pero en realidad, el diseño de un sistema MEL no depende únicamente del tamaño o alcance de la organización sino que también, cuanto más complejas sean nuestras acciones, más intrincado será nuestro sistema. En ese sentido, es importante tener en cuenta que de acuerdo a lo que busquemos hacer con nuestra información es el esfuerzo que puede tomarnos diseñar e implementar el sistema.

«Los sistemas efectivos de monitoreo y evaluación son críticos para alcanzar las metas, ya que permiten basar las decisiones en lo que se ha demostrado que funciona”.

Indran Naidoo, Director de la Oficina de Evaluación Independiente del PNUD.

En esta nota no estamos hablando de la implementación metodológica del proceso de recolección sino que es una recomendación de herramientas que permitan monitorear, evaluar y aprender de la información que se recolecta.

Entonces, ¿es posible crear un sistema MEL en 3 pasos? Si la necesidad de la organización es recopilar información de sus acciones y visualizarla para tomar decisiones y analizar oportunidades de mejora, la respuesta es sí. 

¿En qué consisten estos pasos? Primero se deben diseñar instrumentos que permitan obtener datos de calidad, enviarlos a los principales involucrados en las acciones y programas para recopilar esta información y conectar los datos a una herramienta que permita visualizarlos. 

Es importante destacar que los pasos a continuación suponen que ya se revisaron al menos ocho claves para incorporar un Sistema de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (MEL) en mi organización, se trazaron objetivos, indicadores y los instrumentos de recolección fueron diseñados para medirlos.

1. Diseñar instrumentos

El diseño de los instrumentos es el paso más importante de todo nuestro sistema ya que de ellos dependerá la calidad de nuestros datos.  Por eso, además de contar con preguntas y categorías adecuadas, es importante que pensemos dónde y quién lo va a aplicar. ¿Lo responden beneficiarios o un encuestador? ¿Tendrán conexión a internet al momento de responder? ¿Si lo responden beneficiarios, qué edad tendrán?

De acuerdo a estas respuestas debemos decidir cuál es el mejor método para implementar nuestros instrumentos. Por ejemplo: si no habrá conexión a internet lo ideal será papel, pero se pueden procesar en un formulario online, además, de acuerdo a la edad de quien responda será necesario pensar en la forma de preguntar, el largo del formulario o los recursos gráficos. 

Desde ZIGLA recomendamos principalmente los formularios online ya que permiten asegurar la calidad de nuestros datos en tanto podemos condicionar las respuestas, determinar el formato del dato que esperamos y hacer todas las preguntas necesarias obligatorias. Además, un gran beneficio de estas encuestas es que permiten automatizar procesos. Es decir que, una vez que diseñamos la herramienta, es respondida, y lleva la información a donde queremos. Es en esta automatización donde podemos comenzar a pensar en este Sistema MEL, sin un proceso automático perdería el sentido. Opciones para esto son:

En ZIGLA utilizamos las primeras dos opciones ya que son las más robustas y permiten una mejor administración de la información, la tercera opción fue agregada ya que es la alternativa más económica para quienes disponen de pocos recursos.

2. Recopilar los datos

Las tres herramientas que elegimos en el paso anterior permiten conectar nuestras respuestas a una Spreadsheet de Google que es la clave para tener este sistema MEL low cost.  

¿Por qué esto es tan importante? Porque gracias a esto vamos a tener una tabla con todas nuestras respuestas actualizadas en tiempo real. Cada vez que llegue una nueva respuesta se generará una nueva fila en nuestra tabla. En este punto empieza a ser relevante tener cierta conciencia sobre la limpieza de nuestros datos, una vez que tengamos el formulario creado y en funcionamiento lo mejor sería no realizar más cambios en él y tampoco estar editando la base que se generó ya que puede generar problemas posteriormente.

3. Visualizar la información

Por último, vamos a encontrarnos con una parte central del Sistema MEL. ¿Cómo podemos consumir toda la información que estamos generando? Una vez que tenemos nuestros formularios y bases alimentándose automáticamente es necesario conectarlas a una herramienta de visualización que permiten integrar varias bases de datos en un único lugar, creando visualizaciones completas, interactivas y principalmente amigables para el usuario. 

Recomendamos utilizar Tableau o Power BI, herramientas que cuentan con versiones gratuitas disponibles y permiten integrar distintas bases de datos e incluso de diferentes formatos en una única visualización.

¿Por qué nos interesa esto? Porque podremos visualizar en un único panel toda la información recolectada por nuestros instrumentos y además, conectarla a otras bases que tengamos con, por ejemplo, los datos de los beneficiarios, es decir, una base que no fue recolectada con un instrumento. Algo distintivo de estas herramientas de visualización es la flexibilidad que poseen para diseñar estéticamente el panel que nos permitirá ver toda la información integrada.

¿Por qué es importante pensar en estética cuando lo que quiero es ver datos? Para entender esto debemos pensar en quién o quiénes serán los principales consumidores de esta información. En base al perfil del consumidor es que se deberá pensar cómo se mostrará la información y tomar decisiones respecto a la cantidad de información que se ve, la navegabilidad del panel, los colores, etc. Todos estos elementos que a priori no parecen centrales, lo serán debido a que con ellos haremos más o menos accesible la información al usuario.

Para concluir, el resultado de la implementación de estos tres simples pasos será un Sistema MEL que se actualizará de manera automática y permitirá realizar un seguimiento de las acciones y resultados alcanzados de manera práctica, dinámica y adaptable a nuestras exigencias.

Si bien demandará cierto esfuerzo al diseñar el sistema, luego no será necesario hacer más que mínimos ajustes y así, la energía que antes se destinaba a visualizar y manejar la información ahora podrá disponerse para la planificación y toma de decisiones de las actividades de la organización.

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