Somos un equipo de trabajo 100% online

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Somos un equipo de trabajo 100% online

En ZIGLA un día comunicamos a nuestro equipo la necesidad de limitar el traslado en transporte público, reducir el contacto presencial y nos mudamos a trabajar desde nuestras casas. Así, nos volvimos un equipo de trabajo 100% online en 24 hs.

Para hacerlo, y estar tranquilos que íbamos a poder seguir trabajando bien, nos apoyamos en 4 herramientas con las que ya veníamos trabajando y nos permiten seguir colaborando entre todos/as los/as miembros del equipo. Estas aplicaciones nos ayudan a cubrir aspectos claves en la colaboración: comunicarnos entre nuestro equipo y con nuestros clientes, editar y revisar documentos y organizar información y archivos.

¿Qué herramientas de colaboración y comunicación usamos?

Principalmente usamos Slack, G Suite, Dropbox y Zoom.

Slack se convirtió en el centro de interacción de todo el equipo de trabajo. Es un espacio de comunicación interna y al mismo tiempo varios espacios simultáneos de comunicación y colaboración de nuestros distintos proyectos.

G Suite ha sido siempre nuestra principal herramienta para emails, manejo de calendarios, edición y revisión de documentos.

Dropbox funciona como nuestro servidor de documentos online. Nos permite mantener toda la documentación de nuestros proyectos organizada y archivada para fácil búsqueda de documentos históricos.

Zoom se ha convertido en el último año en la plataforma que utilizamos para mantener reuniones con nuestros clientes y realizar capacitaciones online a las organizaciones que apoyamos.

¿Cómo las usamos?

Si bien es cierto que estas herramientas ya eran parte de la forma de trabajo de ZIGLA antes de mudarnos al trabajo 100% online, fue la vinculación de todas ellas lo que nos permite potenciar el valor de cada una.

→ G Suite (Email, Calendario y Docs) se vincula muy bien con Slack. Por ejemplo, si recibo un email que define algo sobre un proyecto que estoy gestionando y quiero compartirlo con mi equipo, puedo enviarlo directamente a un canal colaborativo de Slack de ese proyecto. De esta manera consigo mantener informado a mi equipo y, al mismo tiempo, lograr que la información se encuentre organizada. 

→ Zoom se vincula muy bien con G Suite (Calendario y Email). Si debo coordinar una call con un cliente, puedo definir en el calendario de G Suite la reunión y dejarla programa en Zoom. De esta manera nos evitamos olvidar bloquear el espacio virtual y notificarlo al resto del equipo de trabajo.

→ Dropbox y G Suite también se vinculan. Al recibir documentación en G Suite (Email) puedo descargar toda la documentación en mi cuenta de Dropbox. Esto evita tener que bajar la información a mi computadora y volver a subirla a Dropbox. 

 ¿Cuál es el costo de implementar todas estas herramientas en tu organización?

La buena noticia es que para las organizaciones sociales (sin fines de lucro) estas herramientas son gratis y/o cuentan con precios reducidos.

A través de Techsoup las organizaciones pueden acreditarse mediante la presentación de documentación que indique que son sin fines de lucro. Una vez que Techsoup aprueba la solicitud, pueden iniciar los procesos de solicitud en Google For Nonprofits y Slack. Las organizaciones sociales pueden acceder a estas dos herramientas de forma totalmente gratuita. Asimismo, depende del tipo de organización, Zoom y Dropbox también ofrecen descuentos. 

¿Qué debemos considerar al momento de trabajar online con nuestro equipo de trabajo?

Las herramientas nos van a simplificar mucho el trabajo colaborativo pero no lo van a hacer todo. Para que se implementen con éxito es clave tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Que los equipos de líderes y gerentes de la organización prioricen la utilización de estas herramientas. 
  • Organizar espacios de capacitación y acompañamiento en el uso de estas herramientas a todo el equipo de trabajo. Es probable que algunos/as miembros del equipo incorporen más rápido la aplicación de estas herramientas. Es importante que todos/as se sientan cómodos/as con su uso.
  • Usar las herramientas para estar más cerca del equipo. Trabajar de forma aislada puede ser mucho más llevadero si los equipos se reúnen habitualmente y todos/as saben en qué están los restantes miembros del equipo.  
  • Habilitar espacios de escucha para mantener la dinámica distendida que suelen tener los espacios informales en las oficinas: calls -uno a uno-, comunicación horizontal con varios integrantes del equipo, espacios recreativos virtuales (almuerzos o afters).

¿Qué otras aplicaciones pueden potenciar el trabajo de las Organizaciones Sociales?

En ZIGLA, además de estas herramientas de colaboración, nos apoyamos en otras aplicaciones clave para Organizaciones Sociales: Zoho Projects, Salesforce para la gestión de contactos, ventas y recursos humanos, Tableau y Power Bi para automatizar todos nuestros procesos de analytics.

¿Vos cómo hacés con tu trabajo online? ¿Qué herramientas usas? ¿Te interesa saber más sobre nuestro proceso de trabajo?

Visitá nuestra nota sobre cómo hacer un Sistema MEL low cost y sin moverte de tu casa.

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