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Simplifica los procesos de recolección de datos usando WhatsApp

Una solución de recolección de datos escalable en el contexto de América Latina

Desde 2014 varias organizaciones como Acumen, Omydiar y 60 Decibles vienen impulsando el enfoque de “Lean Data” para la medición de impacto social. Según los promotores de este enfoque, las organizaciones sociales deben priorizar estrategias de monitoreo y evaluación que prioricen el contacto directo con los usuarios y/o beneficiarios de las variadas intervenciones que realizan. 

Para poder llevar adelante un proceso de “Lean Data”, se deben seguir, de forma resumida, los siguientes pasos:

  1. Partir de una pregunta de evaluación
    Una idea concreta de qué es lo que quiere conocer sobre los/las usuarios/as y/o beneficiarios/as. Ejemplo: ¿Cuánto han utilizado mis servicios? o ¿Han podido mejorar la forma en que realizaban una práctica?
  2. Pensar con qué herramienta tecnológica voy a poder contactar a las personas que quiero que me respondan.
    Por ejemplo, ¿Cuál es el perfil de las personas que me van a responder? ¿Cuentan con teléfonos móviles? ¿Las personas van a leer mis emails si mando encuestas por ese medio?¿Es necesario aplicar encuestas de forma presencial? Si mando mensajes de texto ¿las personas van a responder? ¿Tiene algún costo responder a estos mensajes?
  3. Diseñar preguntas simples y claras que garanticen una alta tasa de respuesta por parte de las personas que conectaré.
    ¿Puedo utilizar formatos de preguntas ampliamente utilizados como el índice NPS (Net Promoter Score)? Existe algún cuestionario simple de usar que sea ampliamente utilizado por otras organizaciones del sector? Es posible replicarlo en nuestra organización?
  4. Aprender de los datos y tomar decisiones a partir de los mismos.
    ¿Qué nos dicen las respuestas? ¿Qué debemos cambiar para mejorar la forma en que llegamos a las personas que atendemos? ¿Cómo mejorar nuestra intervención o servicio a los/las usuarias de nuestros programas?

 
Es en el paso 2, “Con qué herramienta tecnológica voy a poder contactar a las personas”, en donde se han advertido avances importantes entre quienes lideramos procesos de evaluación. En distintas partes del mundo se han venido implementando procesos de encuestas a través de SMS y IVR. Pero en América Latina la oportunidad está en el uso de WhatsApp, ya que es la principal red de comunicación utilizada en los países de la región.

Es por eso que desde ZIGLA lab desarrollamos ZIGLA chat, una herramienta que permite medir el impacto social de organizaciones sociales a través de WhatsApp. Sobre la base de Twilio y la API de WhatsApp Business creamos una herramienta que simplifica y automatiza los procesos de recolección para organizaciones sociales. 


Casos de éxito

→ En 2020 Nacional Monte de Piedad convocó a ZIGLA para llevar adelante 5 evaluaciones de impacto de Programas de Generación de Empleo para Jóvenes en México. Al planificar los procesos de recolección de datos nos encontramos con dos desafíos:

  • Necesitábamos resolver cómo encuestar a miles de jóvenes a través de un medio que estuviesen acostumbrados a usar. Los jóvenes de los programas a evaluar, no suelen tener correo electrónico y sus hogares no cuentan con teléfonos fijos. Este escenario nos motivó a pensar en un medio de comunicación que llegara directamente a ellos.
  • En medio del contexto desatado por la pandemia de COVID 19, sabíamos que no sería posible contactar a los jóvenes personalmente en los espacios donde recibían las formaciones por parte de los programas.

Enviar las encuestas por WhatsApp con el uso de incentivos para incrementar las tasas de respuestas fue una solución. Desarrollamos e implementamos ZIGLA chat para contactar a 3000 jóvenes y lograr tasas de respuestas del 50%. Así, en un mes logramos cubrir todas las respuestas con una inversión mínima en costos de mensajes.

Una de las principales ventajas de usar la herramienta fue la posibilidad de analizar la efectividad de cada mensaje a medida que se contactaba a los jóvenes. Si bien las campañas son masivas, ZIGLA chat permite ajustar y perfeccionar los envíos durante el proceso para así lograr mejores tasas de respuesta.


→ En 2022 VIVA Valores se enfrentó al desafío de capacitar a miles de docentes en Perú en el proceso de retorno a la escuela. El objetivo era preparar a los y las docentes en el proceso de reinserción presencial de los alumnos luego de 2 años de virtualidad por la pandemia. 

VIVA valores necesitaba un medio para invitar y dar seguimiento a los docentes de forma rápida y efectiva. Ya que los docentes en Perú cuentan con teléfono, y el principal canal de comunicación es WhatsApp. Usamos ZIGLA chat para llegar a más de 5 mil docentes en una semana con el único costo de los mensajes de WhatsApp.

En un mes, VIVA envió más de 5 mil mensajes personalizados. Así, cada docente recibió un mensaje con su nombre y con una invitación, 100% customizada, a participar de los espacios de capacitación. Además, dado que ZIGLA chat permite responder mensajes recibidos, VIVA puedo dar seguimiento a consultas y comentarios que tenían los docentes y así garantizar una mayor participación en los espacios de formación. 


Una solución escalable

Los procesos de recolección de datos mediante WhatsApp tienen la ventaja de ser fácilmente escalables. Diseñar estudios con muchos contactos no implica necesariamente mayores esfuerzos de logística ni de costos. 

Con un solo click se pueden hacer envíos tanto a 500 personas como a 5 mil. ZIGLA chat utiliza los recursos de la API de WhatsApp por lo que  es posible automatizar varias tareas de envíos y respuesta de mensajes. 

Esto supone eliminar sus procesos de recolección mediante el uso de WhatsApp con bajos costos y tasas de respuestas altas y ZIGLA chat permite gestionarlo de manera rápida y eficaz.

¿Quieres saber más sobre cómo escalar el impacto de tus organizaciones?
Visita nuestro site y contáctate con nosotros.

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